ONE Notaires

SIÈGE SOCIAL - Aménagement espace de travail

L'Office Notarial Ecully (ONE Notaires) revisite ses espaces de travail et ses espaces réceptifs clients.

 

L'ambition est plurielle :

  • Redéfinir l'expérience des visiteurs,

  • Accentuer le bien être à l'étude des collaborateurs,

  • Créer une charte d'agencement identitaire forte afin d'envisager une déclinaison, si ce n'est dans plusieurs lieux du moins sur plusieurs étages.

 

Il faut d'abord préciser les usages, imaginer le déroulé idéal du parcours client et déterminer les espaces, le zoning qui lui correspond.

 

Pour cela les phases d'interviews sont primordiales afin de déclencher... l'écoute.

 

Et si notre client reste sans voix, à nous de le faire réagir avec des moodboards (planches d'inspirations) ou en repartant d'une feuille blanche.

 

Être disruptif, c'est ce que ONE Notaires a accepté d'être dans un métier où le triptyque Accueil - Salle d'attente - Bureau de l'associé, a la vie dur.

 

Mais être disruptif ce n'est pas forcément changer pour changer. Il faut changer pour que le client trouve un bénéfice :

  • S’adapter à plus de signatures d’actes à distance, plus de réunions en visio-conférence, nous poussent à être en phase avec les solutions techniques digitales et audiovisuelles.

  • Minimiser la période d'attente ou du moins la rendre confortable et sécurisante.

  • Réduire au maximum les flux entrant - sortant qui se croisent, créent de l'inertie, des bouchons ou pire mettent à plat la nécessaire confidentialité des échanges.

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L'acoustique au coeur de la problématique

En effet, l'acoustique, le capacitaire et les techniques d'interior-design (décoration) furent les outils privilégiés des équipes d'architectes et de décorateurs d'axial design pour ce projet d'aménagement d'espace de travail.

 

L'acoustique pour commencer...l'ennemi des utilisateurs, le grand questionnement des maitres d'ouvrage et le piège idéal des agenceurs.

 

Le bruit s'infiltre partout et comme si cela ne suffisait, il rebondit...
De très nombreux matériaux, mobiliers, huisseries répondent au problème mais la venue d'un acousticien reste un passage obligé pour éviter les dépenses inopérantes...

 

Oui, il s'agit à prime abord d'un coût mais le bénéfice rend tous les acteurs du projet gagnants dans la démarche...

L'aménagement quantitatif des espaces de travail

Le capacitaire revient souvent à tenter de faire entrer 1 litre dans 1,5 litre … ou comment confronter les effectifs de notre client aux surfaces disponibles.

 

Le développement de l’étude pose en l’occurrence une problématique de réception puisque chacun des 7 notaires peut en même temps que ses 6 associés recevoir un client + sa famille + son agent immobilier ou son conseil… soit potentiellement entre 25 et 40 visiteurs extérieurs simultanés.

 

La technique est simple la réponse ne l’est pas toujours …déterminer une jauge haute d’accueil, définir les goulets d’étranglement et proposer les espaces réceptifs correspondants.

 

Ne pas oublier dans la démarche les problématiques d’accès des personnes à mobilité réduite, le nombre de sanitaires et les incontournables obligations sécuritaires et règlementaires.

 

En l’occurrence axial design recommande systématiquement la nomination d’un bureau de contrôle et d’un coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé (Coordonnateur SPS).

 

Ainsi se définissent les jauges des salles d’attente et celles des salles de réunion.

 

Reste alors à déterminer les flux de circulation. L’opération consiste à préserver le cadre de travail des collaborateurs et de créer un zoning intelligent où le réceptif n’interfère pas avec le travail sur le fond des dossiers qui réclament concentration et rigueur.

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Conception et création... du design au choix du mobilier pour ce nouvel espace de travail

Le plan de masse, le zoning et les flux de circulation dans ces espaces dans lesquels les visiteurs peuvent sur certaines périodes venir doubler le nombre des collaborateurs étant posés, revient alors à l’architecte d’intérieur la lourde tâche de décorer, styler ou restyler les espaces ainsi définis.

 

axial design doit proposer un parti-créatif design qui rejoint la culture de l’organisation.

 

Voilà une mission à plusieurs inconnues… tous les associés non pas le même historique dans la structure, tous n’ont pas la même vision… et évidemment pas les mêmes appétences pour le design et la décoration.

 

Il faut alors trouver un consensus et cette phase de créativité chez ONE Notaires s’est particulièrement bien passée. Pas de recette miracle mais beaucoup d’écoute, des esquisses pour faire réagir, des modélisations 3d pour aider ceux qui sont moins à l’aise avec la définition des espaces …et systématiquement un Estimatif Sommaire des Travaux pour éviter de rêver sur de jolies perspectives.

 

Quand l’opération est réussie, l’architecture intérieure est tellement marquante que le maitre d’ouvrage ressent la nécessité de rééquilibrer l’harmonie des espaces avec sa communication interne et externe.

 

Ainsi notre mission nous a amené à proposer une charte signalétique et un réajustement de la charte graphique de l’étude… l’exemple parfait d’un équilibre entre la communication et l’architecture.

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